Koppelen van FileMaker databank met Exact

Door - 12 februari 2020

Datrix neemt maatregelen omtrent Corona, lees hier de update.
(laatste update 21/03 10:00)

Een modern bedrijf kan vandaag de dag niet meer zonder IT-infrastructuur en alle softwares die erop draaien. Maar het is niet altijd even evident om softwares te laten samenwerken om zo de werklast bij uw personeel te verminderen en menselijke fouten te voorkomen.

100 facturen per dag

Het bedrijf waarvoor wij een koppeling bouwde maakt gebruik van een FileMaker databank voor het beheer van klanten en bijhorende facturen. Door de vele transacties worden tot meer dan 100 facturen per dag aangemaakt. Voor de FileMaker databank is dit echter geen probleem maar al deze facturen dienen ook geboekt te worden in de boekhouding. Bij een kwartaalaangifte gaat dit over ongeveer 6000 facturen. Een helse taak als dit manueel dient te gebeuren.

Exact boekhoudsoftware

Datrix kreeg de vraag een koppeling te bouwen tussen de FileMaker databank en het boekhoudpakket. Dit zou een einde maken aan het eindeloos manueel overtypen en inboeken van facturen. Het gebruikte boekhoudpakket was in dit geval Exact. Door een simpele klik op een knop in de FileMaker databank wordt de koppeling opgestart en worden alle nieuwe klanten aangemaakt, de bestaande klanten geactualiseerd en de nieuwe facturen ingeboekt.

6000 facturen in 300 seconden

Na enkele testrondes haalden we fantastische resultaten. Het systeem draait stabiel en autonoom. Correcte facturen worden netjes ingeboekt, facturen die incompleet zijn of een andere fout bevatten worden gemarkeerd als incompleet. Zo kan de gebruiker deze facturen rechtzetten alvorens deze opnieuw te synchroniseren met het boekhoudpakket.

De snelheid en performance van onze koppeling was weerzinwekkend. Zo konden we 6000 facturen inboeken in minder dan 5 minuten. Mede dankzij een performant systeem van Exact konden we onze koppeling in volle snelheid laten draaien.

Tijdswinst en minder menselijke fouten

Door de koppeling kon de klant zijn administratieve kosten enorm terugdringen. De koppeling begon zichzelf terug te verdienen vanaf dag één. Ook werd het aantal foute factuur herleid tot minder dan 0,5%.

Wilt u kijken hoe wij kunnen helpen met het maken van koppelingen en integratie's?